Xentral 2026: Diese Neuerungen sollten Sie als Shopware-Händler kennen

Was sich 2026 rund um Xentral verändert

Wer Shopware im Frontend betreibt und Xentral als Warenwirtschaft einsetzt oder den Wechsel plant, merkt schnell: Die Entwicklung verlagert sich weg von einzelnen Modulen hin zu durchgehend automatisierten Prozessketten. Das Jahr 2026 bringt dabei drei große Linien: eine neu gedachte Finanzbuchhaltung, KI-Agenten auf einer API-First-Basis und Automatisierung, die ohne externe Middleware auskommt. Dazu kommen regulatorische und marktseitige Entwicklungen, die den Handel unabhängig vom eingesetzten System betreffen.

Buchhaltung und Finanzen: neues General Ledger, neues Steuermodul

Xentral entwickelt den Bereich Buchhaltung und Finanzen von Grund auf neu. Kern ist ein neues General Ledger, ergänzt um ein überarbeitetes Steuermodul und automatisierte Workflows. Der erklärte Zweck: wachsende Handelsunternehmen zu entlasten, deren Finanzprozesse mit dem Auftragsvolumen mitwachsen müssen.

Praktisch relevant sind für Sie vor allem drei Bausteine, die in einem System zusammenlaufen: DATEV-Export, Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Werden diese Schritte automatisiert, entlastet das nicht nur das Finance-Team, sondern beschleunigt auch die Zahlungseingänge.

Beim Mahnwesen lohnt ein zweiter Blick auf die Konfiguration. Viele Teams haben die Automatisierung zwar aktiviert, prüfen aber weiterhin manuell offene Posten, verwalten Ausnahmen und stoppen Mahnungen für längst bezahlte Rechnungen. Das ist kein Grenzfall der Software, sondern ein Konfigurationsproblem: Über die passenden Parameter lässt sich der manuelle Anteil deutlich reduzieren. Ob sich der Aufwand rechnet, lässt sich mit einer einfachen ROI-Betrachtung klären – die Schwelle liegt in der Regel niedriger, als viele erwarten.

Ein weiterer Punkt aus der Praxis: Finanzprozesse werden dann instabil, wenn sie personenabhängig statt systembasiert organisiert sind. Sobald ein Finance-Team wächst, ist oft nicht mehr eindeutig, wer welche Mahnung verantwortet. Ein sauber im ERP hinterlegter Prozess löst genau dieses Problem.

KI-Agenten und das Agentic ERP

Der zweite große Strang ist der Einsatz von KI im ERP. Benedikt Sauter, Co-CEO von Xentral, ordnet ein, wie KI-Agenten in der Warenwirtschaft konkret arbeiten – und wo ihre Grenzen liegen. Die entscheidende Voraussetzung ist nicht das Modell, sondern das Fundament: Ohne saubere Stammdaten und definierte Prozesse können Agenten nicht eigenständig arbeiten oder Entscheidungen vorbereiten.

Technisch trägt diesen Ansatz die Xentral API. Sie wird als unsichtbares Fundament des Agentic ERP beschrieben – API-First ist damit weniger ein Architekturdetail als die Bedingung dafür, dass Automatisierung über Systemgrenzen hinweg funktioniert. Für Shopware-Betreiber heißt das: Je konsistenter Artikel-, Bestands- und Kundendaten zwischen Shop und ERP fließen, desto mehr lässt sich später an Agenten übergeben.

Dass daraus messbare Effekte entstehen können, zeigt das Beispiel Brooklyn Soap: Statt für jeden neuen Kanal ein weiteres Tool zu betreiben, geht es darum, Marge über konsolidierte, saubere Prozesse zurückzuholen.

Automatisierung ohne Code – und ohne Middleware

Mit dem Xentral Flow Editor bauen Sie eigene Automatisierungen per Drag-and-Drop, ohne Coding-Kenntnisse und ohne Entwicklerressourcen. Eine gute Faustregel für die Bewertung: Wenn Ihr Team pro Auftrag mehr als drei Klicks benötigt, existiert vermutlich ein Flow, der diesen Schritt direkt im ERP übernimmt.

Interessant ist der Vergleich zu externen Automatisierungstools wie Zapier oder Make. Diese sind schnell eingerichtet und in bestimmten Szenarien sinnvoll. Sobald ein Unternehmen jedoch skaliert, verursachen sie im Vergleich zu nativen ERP-Workflows deutlich höhere Kosten – und sind weniger stabil, weil eine zusätzliche Schicht zwischen den Systemen liegt.

Bestände, Kanäle und Standorte

Ein Dauerthema bleibt der Bestandsabgleich. Für die Anbindung von Handelspartnern stehen EDI, CSV und API zur Verfügung – die relevante Frage ist nicht, wie sie funktionieren, sondern welche Methode stabil bleibt, wenn das Volumen steigt und der Partner keine Ausnahmen zulässt.

Parallel dazu gilt: Nicht synchronisierte Shop-Bestände führen zu Overselling und Minusbeständen – und damit direkt zu Umsatzverlusten. Ähnlich verhält es sich im Multichannel-Vertrieb, wo Datenchaos typischerweise ab dem dritten angebundenen Kanal einsetzt. Wer mehrere Standorte betreibt, braucht zusätzlich ein einheitliches Set aus Rollen, Workflows und Berechtigungen, damit alle Beteiligten nach denselben Regeln arbeiten, ohne sich permanent abstimmen zu müssen.

Nicht zu unterschätzen sind schließlich die Kosten schlechter Stammdaten: Sie schlagen sich in Retouren, Fehlern und Stillstand nieder. Ein sauber aufgesetztes ERP-Datenmodell verhindert genau diese Schäden.

Markt und Regulatorik: die News Bits 01/26 bis 03/26

Xentral fasst die Entwicklungen im Handel monatlich zusammen. Die Schwerpunkte der ersten Ausgaben 2026: neue KI-Standards, wachsender Plattformdruck sowie steigende Erwartungen an Checkout, Versand und Kommunikation im Januar. Im Februar standen mehr Regulierung, mehr KI und zunehmender Druck auf Margen und Prozesse im Fokus. Die Ausgabe im März behandelt, wie KI das Kaufverhalten und die Haftung von Händlern verändert, dass sich Marktplätze weiter öffnen und welche zwei regulatorischen Themen jetzt auf die Agenda gehören.

Sichtbarkeit, Kanäle und Community

Auf der Vertriebsseite rücken neue Kanäle nach vorn. AI Search Optimization beschreibt, wie Produkte in Antworten von KI-Systemen erscheinen, weil Nutzer zunehmend Fragen stellen, statt Keywords einzugeben. Für die Kundenkommunikation bleibt WhatsApp ein kaum professionell genutzter Kanal – trotz Millionen täglicher Nutzer in Deutschland. Und für die internationale Skalierung liefert Xentral einen Leitfaden zur Amazon-Expansion in neue EU-Märkte.

Wer den Austausch sucht: Die Xentral Event Highlights 2026 bündeln alle Termine, bei denen das Team vor Ort anzutreffen ist. Ergänzend zeigen Partner-Porträts wie das von BDG Solutions – Xentral-Partner der ersten Stunde mit über 400 Projekten – oder CommerceOS, wie spezialisierte Partner Handelsplattformen auf Xentral-Basis umsetzen.

Dieser Beitrag ist mit Unterstützung durch künstliche Intelligenz entstanden und wurde redaktionell geprüft.